Страницы: Пред. 1 2 3 След.
RSS
Сокращаем бумажные расходы
 
Цитата
Артем Кононенко пишет:
Как сократить потребление бумаги? Каждый месяц расходы на бумагу формата А4 увеличиваются, при неизменной ее стоимости, постоянно оказывается, что бумаги опять не хватает, объемы работ и отчетности также аналогичные по всем месяцам.
Дело в том что делопроизводство на предприятии это очень большой бюрократический клубок. И если честно многие сотрудники пользуются этим чтобы играть в свои подковерные игры. Поэтому необходимо просто узаконить новую систему бумагооборота на предприятии включая признание полученных по электронной почте сообщений. Необходимо определиться с целесообразностью использования бумаги высокого качества и более низкого качества. Найти источник получения бумажной продукции в обмен на использованную бумажную продукцию.  
 
Чистые листы бумаги можно использоваться на документы, которые подшиваются, на все прочие записки и какие-то внутренние таблички использовать черновики - уже использованные с одной стороны листы.
 
При наличии интернета можно использовать Гугл Офис. Там можно хранить, открывать и редактировать документы удаленно. Даже из дома, если не успел на работе.
Использование облачных хранилищ тоже неплохая схема. Но при небольшом коллективе.
 
Не знаю как у вас, а у нас вся отчетность проводится в электронном виде, а распечатку на бумагу делаем только для подшивок.
 
С необходимостью переходить на электронную документацию я согласен и делаю это. Но бумажные чертежи рабочим выдавать необходимо. Может следующие поколения и будут работать с планшетов, но наши слесари такое не воспримут.
 
Цитата
marisanna пишет:
Раньше, когда нам в обязательном порядке каждый квартал выдавали канцтовары, мы в отдел заказывали и ручки, и бумагу, и маркеры и папки... Отчёты тоже требовали с нас на бумаге, начальники правки вносили только от руки, и приходилось заново распечатывать не один раз.
Когда работала на госслужбе, то часто приходилось сталкиваться с правкой документов руководителями. И если бы правки были бы по делу, а то ведь просто для того, чтобы заставить специалиста переделать, в итоге очень часто документ оставляли в первоначальном виде.  
 
Цитата
Дарья Анисимова пишет:
Чистые листы бумаги можно использоваться на документы, которые подшиваются, на все прочие записки и какие-то внутренние таблички использовать черновики - уже использованные с одной стороны листы.
Да, у нас такое практикуется. Иногда и черновиков не хватает. Бумаги действительно уходит много. Вся информация хранится в печатном виде.
 
 
На самом деле идея чертежей в электронном виде давно уже нуждается в реализации. Поставить у каждого станка по монитору не так уж и дорого. Да и дать слесарю, планшет тоже немного стоит, а работать с техникой люди научатся.
 
Электронный документооборот + квалифицированные кадры. Второй пункт гораздо важнее первого.
Неоднократно сталкивалась с тем, что многие не умеют грамотно формировать документы так, чтоб распечатывать их компактно. А еще некоторые не видят в электронном варианте, распечатывают документы и работают с ними по старинке. Важно контролировать расход бумаги, чтоб печаталось только важная документация, а не перепечатывалось многократно что-попало.
 
Первый раз вижу, чтобы слесарь сам выполнял чертежи, для этого инженеры - конструкторы вообще - то имеются, они и разрабатывают эскизы и чертежи, а дело слесаря по ним уже делать деталь. Хочется сказать - может таким слесарям еще и ведение бухгалтерии доверить?
 
Цитата
Андрюс Каверс написал:
Бумага формата А4 это ещё ничего. Представляете сколько уходит бумаги А1 и А0 на рабочие чертежи, которых только на объекте несколько экземпляров для каждой системы. Плюс постоянные корректировки, требующие исправленных комплектов. А, казалось бы, дай каждому руководителю по планшету, а исполнителям закачай чертежи в их телефоны. Формат PDF сейчас любой смартфон показывает и масштабирует отлично. Однако все по старинке.
Да при чём тут по старинке?! Как на малюсеньком дисплее смартфона можно рассмотреть огромный чертёж. Ведь его надо видеть полностью, чтоб иметь полную картину, а не по кусочкам. Это не экономия, а лишь головная боль.
 
Цитата
Андрюс Каверс написал:
Бумага формата А4 это ещё ничего. Представляете сколько уходит бумаги А1 и А0 на рабочие чертежи, которых только на объекте несколько экземпляров для каждой системы. Плюс постоянные корректировки, требующие исправленных комплектов. А, казалось бы, дай каждому руководителю по планшету, а исполнителям закачай чертежи в их телефоны. Формат PDF сейчас любой смартфон показывает и масштабирует отлично. Однако все по старинке.
В том-то и суть, что расходы на изготовление рабочих комплектов чертежей больших форматов будут на порядок ниже тех затрат, которые придётся понести, исправляя брак, образовавшийся в следствии того, что рабочий не смог верно прочитать чертёж с экранчика телефона. Да и бумага, используемая для изготовления рабочих экземпляров, это не мелованный ватман, а намного проще.
P/S/ Приводить в качестве примера научно-фантастические фильмы канала дискавери, про сборку "супер-пупер-каров" не нужно.
 
Цитата
Виталий Орлов написал:
При наличии интернета можно использовать Гугл Офис. Там можно хранить, открывать и редактировать документы удаленно. Даже из дома, если не успел на работе.
Использование облачных хранилищ тоже неплохая схема. Но при небольшом коллективе.
Согласен с Вами, это вполне удобно. Но говорят, что это не всегда и не везде разрешается, делать в интернете и хранить деловую информацию. Разве нет?
 
Цитата
Виктор Васильев написал:
С необходимостью переходить на электронную документацию я согласен и делаю это. Но бумажные чертежи рабочим выдавать необходимо. Может следующие поколения и будут работать с планшетов, но наши слесари такое не воспримут.
Конечно, слесари планшет не будут собой иметь. Да и к чему им на работе из-за какой-то бумаги? А было бы хорошо, если все было в электронной форме, не правда ли?
 
Цитата
Alla K написал:
Неоднократно сталкивалась с тем, что многие не умеют грамотно формировать документы так, чтоб распечатывать их компактно. А еще некоторые не видят в электронном варианте, распечатывают документы и работают с ними по старинке.
Поэтому нужно по возможности отправлять "тётушек за мониторами" на компьютерные курсы - хотя бы самые простые, где им покажут, как правильно пользоваться основными функциями программ из пакета MS Office.
 
Цитата
Михаил Папанов написал:
оэтому нужно по возможности отправлять "тётушек за мониторами" на компьютерные курсы
А по возвращению с курсов провести аттестацию. Время не стоит на месте, увеличивается объем электронного документооборота, какие в современной действительности могут быть проблемы с познаниями в элементарных инструментах работы, если человек хоть мало-мальски занимался вопросом?  
 
У нас огромное предприятие. И бумага, конечно, тратится в большом количестве. Но спасает электронный документооборот, огромная база данных. Например, все стандарты предприятия, рабочие инструкции мы просматриваем через базу данных. Есть архив всех приказов, распоряжений. Хорошо работает почтовая рассылка. Принято до распечатки документов на утверждение, высылать электронные экземпляры по почте всем, кто причастен к документу. Работники стараются выделять все спорные моменты шрифтами, цветами. Т.е никто не бегает по 10 раз с исправленными документами друг к другу. После утверждения документа по почте документ чаще подписывается с первого раза.
Также рассматривается вопрос введения электронной подписи. Электронная подпись, на мой взгляд, существенно сократит расходы на бумагу.
 
Цитата
Анастасия Венедиктова написал:
Также рассматривается вопрос введения электронной подписи. Электронная подпись, на мой взгляд, существенно сократит расходы на бумагу.
И существенно снизит возможности сфальсифицировать тот или иной документ. Поддерживаю стремление, пора уже перебираться в 21-й век :)

Что касается экологии - не знаю, насколько производство чернил для печатей, а так же самих печатей вредит экологии и влияет на общее количество отходов, но внедрение электронной подписи точно снизит потребность в бумажных носителях.
 
Приведу пример с моего предприятия. Каждый день на стенде по охране труда нужно обновлять лист формата А4 с информацией о количестве травм по заводу. В одном из подразделений сотрудница вместо того, чтобы каждый день распечатывать новый листок, заламинировала скотчем бланк и количество пострадавших заполняет маркером, каждый раз стирая предыдущую запись. Таким образом, экономия в год - 364 листа. И это только один стенд, а на заводе их сотни...
 
На моем производстве ведется строгий контроль - принтер включается под  персональный ключ, который одновременно является и пропуском на территорию.В конце месяца делается учет по каждому человеку. Вот так однажды сделанное просто ПО экономит нам каждый квартал 30% расходных материалов.
 
Есть прямая зависимость от объема производства и необходимых бумаг для него. К примеру если нужно увеличить производство в  один раз то бумаг потребуется увеличить в четыре раза. На нашем производстве программа Интер мех в разы позволила сократить бумагу.
 
Цитата
Леонид Трохин написал:
К примеру если нужно увеличить производство в  один раз то бумаг потребуется увеличить в четыре раза.

Ерунда. Может быть, где-то еще и остается такой архаичный подход к документообороту, но это уже какие-то исключения. Сейчас, когда электронные документы везде и повсюду, какие четыре раза? Через меня проходит масса документации, но при этом я лично печатаю 3-4 листа в месяц, независимо от объема.
 
Совсем отказаться от бумажных документов невозможно, да и не нужно. Снизить же потребление бумаги, а вместе с ней и других расходных материалов необходимо. Первое, что необходимо сделать - это внедрение электронного документооборота. Здесь будут трудности и порой серьезные, но без этого нельзя. Дальше, провести аудит. Сначала можно внутренний и посмотреть внимательно на все технологические и логистические процессы. перепроверить все инструкции и процедуры. Действовать надо без спешки, но вдумчиво и настойчиво. Результаты будут и вы сами удивитесь.
 
Мы эту дурацкую проблему в отделе решаем так - печатаем тексты на обратной стороне уже ранее использованного листа и отправляем по факсу. И в свой факс такую же бумагу кладём.
 
У нас на предприятии сократили бумажные расходы за счет внедрения общей компьютеризации завода а так же единой компьютерной базы. Теперь все приказы и распоряжения приходят по электронке и даже чертежи и к ним изменения можно в каждом цехе при необходимости себе распечатать или просто проверить расхождения или разночтения.
 
К сожалению, не смотря на то, что электронный документооборот внедрен и работает, работники предпочитают распечатывать каждый полученный файл. Сокращение норм потребления бумаги пока не помогает.
 
Полностью не уйти от бумаги, да и не всегда это надо. А использование с двух сторон листа, для своих файлов, вполне уместно, но тоже не выход. И все же документооборот должен быть электронным. Это веление времени и от этого уже не уйти, надо всем понять и принять это.
 
В электронном документообороте есть свои недостатки - повышается шанс утечки конфиденциальной информации, риск сбоев по техническим причинам, психологически человек чувствует большую ответственность при использовании материального носителя.
 
Цитата
Алексей Кондряков написал:
В электронном документообороте есть свои недостатки - повышается шанс утечки конфиденциальной информации, риск сбоев по техническим причинам, психологически человек чувствует большую ответственность при использовании материального носителя.
Разумеется, все это имеет место быть. Тут есть над чем подумать, в плане защиты конфиденциальной информации. Только без перехода на электронный документооборот не обойтись в перспективе. Хотим мы этого или нет, но время заставит. Надо, по возможности изучить имеющийся опыт по этой части и лучшее попытаться применить у себя. Думаю так, хотелось бы узнать мнение других.  
 
Цитата
Сергей Р написал:
Только без перехода на электронный документооборот не обойтись в перспективе. Хотим мы этого или нет, но время заставит.
Без этого в наша дни, разве что, сельские магазины работают) Да и то, если не сетевые)

Никто уже не хранит бумажных архивов, если они не являются исторически ценными. Мало того, давно внедрены облачные it-решения, не нужно иметь даже собственных хранилищ информации. Бумага уже в прошлом.
Страницы: Пред. 1 2 3 След.
Читают тему (гостей: 1)