«Управление и Оптимизация Производственного Предприятия»

4.2. Совершенствование управления взаимосвязями финансово-экономической подсистемы с другими подсистемами современного вуза

В рамках деятельности вуза существует собственно финансово-экономический блок вопросов и задач, которым непосредственно занимается финансово-экономическая подсистема (ФЭП) и ее подразделения. К этому блоку относятся проанализированные ранее целевые задачи и функции ФЭП и вытекающие из них направления деятельности. Эта подсистема даже в рамках этого блока активно использует ресурсы и потенциал других подсистем вуза, привлекает внешних экспертов и зачастую выходит за пределы чисто финансово-экономической сферы. Финансово-экономическая деятельность как таковая не является основной (первоочередной), например, для государственного вуза, но выполняет важнейшую вспомогательную роль для работы вуза в целом и достижения стоящих перед ним образовательно-научных целей. Теперь постараемся установить, каким образом следует осуществлять взаимодействие ФЭП с другими подсистемами и подразделениями вуза. Прежде всего, выделим основные содержательные виды и формы такого взаимодействия:

-  консультирование подразделений других подсистем;

-  согласование определенных проектов и их корректировка;

-  императивное (разрешительно-запретительное) заключение о возможности реализации соответствующих проектов;

-  мониторинг процесса реализации соответствующих проектов или их отдельных аспектов;

-  инициирование и стимулирование реализации проектов, лежащих вне прямых рамок непосредственной компетенции подсистемы-инициатора, но имеющих важное для последней значение.

Эти виды и формы интеграции представляются нам универсальными, так как, во-первых, они охватывают максимально возможный спектр взаимодействия между подсистемами вуза, и, во-вторых, «активным» субъектом в любом из предложенных вариантов взаимодействия может выступать как ФЭП, так и любая другая взаимодействующая с ней подсистема вуза.[143] В этом смысле можно говорить о совокупности предложенных видов и форм как о системе взаимодействия ФЭП с другими подсистемами вуза.

Теперь скажем, каким образом и в каких случаях ФЭП является «активным» субъектом в каждом из перечисленных видов взаимодействия с другими подсистемами:

1. Консультирование подразделений других подсистем.

В современных условиях, когда рыночные отношения и экономические категории проникли практически во все сферы деятельности российского государственного вуза, возрастает важность консультативного участия ФЭП в деятельности других подсистем высшего учебного заведения. В этом случае ФЭП отводится исключительно экспертно-рекомендательная, совещательная роль. Консультирование может носить как общий характер, так и касаться конкретных проектов. Направляемые на такую «экспертизу» ФЭП проекты и предложения, как правило, почти полностью относятся к другим областям деятельности вуза, но содержат определенную финансово-экономическую компоненту. Примером такого проекта может быть предложение учебно-методического управления вуза изменить соотношение письменных и устных экзаменов. Казалось бы, это предложение имеет мало общего с деятельностью ФЭП, но это не совсем так, поскольку нормы оплаты преподавателям за проведение устных и письменных экзаменов в ряде случаев различаются (тем более, если речь идет о достаточно распространенных внебюджетных ставках и доплатах). Соответствующие подразделения ФЭП оценивают возможные финансовые потери и преимущества указанных предложений для вуза и выносят свои рекомендации. Безусловно, для крупного вуза финансовый фактор предлагаемого нововведения будет несущественен по сравнению с его учебно-методическим обоснованием, и в большинстве случаев рекомендации подразделений ФЭП будут просто приняты к сведению. Однако если речь идет о крупном вузе, имеющем сеть филиалов, то экспертные рекомендации ФЭП приобретают большую значимость, поскольку проведение в филиалах письменных экзаменов по дисциплинам, читаемым преподавателями головного вуза, не требует присутствия именно этих преподавателей (они смогут проверить письменные ответы в головном вузе), а контроль за проведением письменного экзамена могут проводить местные преподаватели или даже отдельные сотрудники филиала. Очевидно, что этим достигается уже существенная экономия расходов на организацию и проведение экзаменов в силу отсутствия необходимости выплаты командировочных и связанных с ними расходов, что  приобретает особую актуальность при расположении филиалов, например, московского вуза в Сибири или на Дальнем Востоке, куда стоимость только лишь авиабилета в один конец составляет значительную сумму. Здесь уже напрямую затрагивается вопрос рентабельности и финансово-экономических возможностей вуза. В этом случае экспертная оценка ФЭП уже может рассматриваться и как императивное заключение о целесообразности внедрения предложения учебно-методического управления, но это уже крайний случай, подпадающий под рассмотрение в рамках соответствующего вида участия ФЭП в деятельности других подсистем вуза.

Зачастую проекты, программы и предложения, возникающие в рамках других подсистем вуза, отличаются низкой степенью финансовой проработки, и рекомендации соответствующих подразделений или экспертных (рабочих) групп ФЭП могут ликвидировать подобные недоработки. Например, научно-исследовательское управление может предложить программу стимулирования участия преподавателей и студентов в научных исследованиях, где основной упор сделан на моральное и профессиональное стимулирование участников, но в частности оговаривается возможность материального поощрения. Такая программа, будучи ориентирована на научную сферу, может не содержать четких критериев, по которым осуществляется материальное стимулирование, что несет в себе потенциальную угрозу последующих спекуляций со стороны соответствующих преподавателей и студентов, претендующих на получение вознаграждений. В этом случае рекомендации специалистов ФЭП могут помочь разработчикам программы обратить более пристальное внимание на отдельные детали проекта и избежать различных недоработок.

В целом рассматриваемый вид участия ФЭП в деятельности других подсистем вуза способствует системности, повышению профессионализма и эффективности принимаемых в вузе решений, проектов и программ.

2. Согласование определенных проектов и их корректировка.

Такой вариант характеризуется большей степенью вовлечения ФЭП в деятельность других подсистем вуза, по сравнению с ранее рассмотренным. В данном случае участие ФЭП не ограничивается исключительно экспертно-рекомендательной ролью, а приобретает обязательный характер при утверждении соответствующих проектов и программ, относящихся к различным сферам деятельности вуза. Более того, подразделения ФЭП получают возможность производить необходимую корректировку согласуемых проектов. Такой уровень интеграции ФЭП с другими подсистемами возникает при взаимном согласовании проектов, программ и видов деятельности, имеющих в своем составе четко выраженный финансово-экономический блок. Как правило, этот блок не является определяющим, но имеет более важное значение, чем в ранее рассмотренном варианте. Примером подобного проекта может послужить система грантов вуза, предлагаемая для утверждения научно-исследовательским подразделением вуза. Очевидно, что ключевая роль в реализации данной системы принадлежит научной подсистеме вуза; однако не менее очевидна и значительная финансово-экономическая компонента предлагаемого проекта. В этой ситуации участие специалистов подразделений ФЭП в разработке системы грантов представляется обязательным, поскольку сотрудники научных подразделений вуза в силу естественных причин не могут знать и учитывать всех нюансов финансово-экономических расчетов в этой области. В процессе согласования рассматриваемого проекта специалисты ФЭП могут произвести ряд необходимых и ценных корректировок в рамках его финансово-экономического блока. Результатом подобной совместной деятельности ФЭП и научной подсистемы вуза станет выработка оптимального проекта системы грантов, в которой все составляющие характеризуются одинаково высокой степенью надежности и профессионализма.

В практическом виде рассматриваемое участие ФЭП в деятельности других подсистем вуза реализуется двумя путями:

А. «Классическое» согласование, когда проекты и связанные с ними документы направляются на согласование руководителю определенного структурного подразделения ФЭП, который проставляет свою визу в случае согласия, или отправляет проекты разработчику с указанием своих замечаний и предложений.

Б. Параллельная работа разработчика проекта и соответствующего подразделения ФЭП, при которой каждый занимается разработкой своих блоков, что завершается итоговым «сведением» созданных блоков в единую систему.

Вариант А в целом имеет гораздо более широкое распространение, чем вариант Б, поскольку корректировка уже сформулированных предложений отнимает у ФЭП намного меньше ресурсов (в первую очередь – времени), чем предусмотренная вариантом Б непосредственная разработка таких предложений. Применительно к типовым проектам и программам, разрабатываемым в недрах вуза, этот перевес вполне оправдан и обоснован, т. к. в противном случае значительные ресурсы ФЭП были бы отвлечены на разработку зачастую «мертвых» проектов и сугубо техническую работу, что существенно снизило бы общую эффективность функционирования ФЭП. Кроме того, следует учитывать, что разработчики таких типовых проектов и программ в абсолютном большинстве случаев вполне способны составить первоначальный вариант их финансово-экономической составляющей в силу наличия предыдущего опыта взаимодействия с ФЭП в соответствующих областях.

В свою очередь, вариант Б незаменим при разработке новых для вуза масштабных и комплексных проектов и программ, имеющих важную финансово-экономическую компоненту. Новизна подобных проектов подразумевает отсутствие предыдущего опыта, в том числе и в финансово-экономическом их обеспечении. В этом случае изначальная и согласованная работа специалистов ФЭП параллельно с основными разработчиками такого проекта позволит снять большое количество проблем уже на ранних этапах разработки и добиться требуемого результата наиболее эффективными способами.

3. Императивное (разрешительно-запретительное) заключение о возможности реализации соответствующего проекта.

Такой уровень интеграции ФЭП в деятельность других подсистем вуза реализуется при разработке проектов и программ, содержащих значительную финансово-экономическую компоненту, которая непосредственно и существенно влияет на возможность и ход осуществления этих проектов и программ. Кроме того, императивное заключение ФЭП имеет большое значение при реализации проектов, предлагаемых вузу внешними партнерами. По сути, в данном случае ФЭП имеет право «вето» в принятии решения о реализации того или иного проекта. Критерием, по которому соответствующий проект подпадает под рассматриваемый вариант участия ФЭП, служит объем финансово-экономических затрат на его реализацию. Из этого следует, что спектр подобных проектов в динамично развивающемся государственном вузе может быть очень обширным, начиная с планов осуществления масштабного ремонта и заканчивая организацией серии выездных семинаров, конференций и летних (зимних) школ. В свою очередь, критерием оценки предлагаемых проектов и предложений со стороны ФЭП служат, в первую очередь, финансово-экономические возможности вуза.

4. Мониторинг процесса реализации соответствующих проектов или их отдельных аспектов.

ФЭП участвует в деятельности других подсистем вуза в такой форме, когда речь, как и в предыдущем случае, идет о реализации проектов и программ, содержащих значительную финансово-экономическую компоненту или требующих существенных затрат. В этой ситуации возникает необходимость постоянно или систематически отслеживать процесс реализации подобных проектов, чтобы иметь возможность вовремя повлиять на ситуацию и произвести необходимые корректировки. Подразделения ФЭП отслеживают финансово-экономические аспекты реализации проекта, проверяют соответствие плановых и реально осуществляемых расходов и затрат, делают рекомендации непосредственным исполнителям проекта, информируют руководство вуза о проблемных аспектах в процессе реализации проекта или программы. Примерами таких проектов могут послужить создание единой компьютерной сети в вузе или осуществление уже упоминавшихся масштабных ремонтных работ. Особую актуальность данный вид участия ФЭП в деятельности других подсистем вуза получает в случае активного участия сторонних организаций (подрядчиков, исполнителей, партнеров, высокооплачиваемых консультантов и т. д.) в реализации различных направлений деятельности и программ вуза.

5. Инициирование и стимулирование реализации проектов, лежащих вне прямых рамок ФЭП, но имеющих важное финансово-экономическое значение.

В данном случае мы сталкиваемся с примером истинных интегративных связей ФЭП с другими подсистемами вуза. Результатом их реализации является повышение эффективности функционирования высшего учебного заведения в целом и зачастую значительные прорывы в развитии отдельных областей и направлений его деятельности. Причем, как правило, эти отдельные области и направления являются наиболее технологическими и ориентированными на динамику рынка образовательных услуг. Примером такой интегративной роли ФЭП могут служить предложения ее подразделений по разработке, внедрению и адаптации новых дистанционных технологий обучения студентов в филиалах вуза с указанием требуемых стоимостных параметров и ограничений, а также степени широты применения и универсальности таких технологий и методов. Естественно, инициаторами подобных предложений могут быть (и отчасти должны являться) соответствующие подразделения учебной или даже научной подсистем вуза, но очень часто именно в недрах ФЭП возникает и актуализируется потребность в использовании новых форм и технологий обучения. Это связано с реализацией одной из задач ФЭП, состоящей в минимизации затрат вуза. В этом контексте переход на дистанционные методы позволяет уменьшить затраты вуза на организацию образовательного процесса в филиалах в долговременной перспективе. Причем в ряде случаев осуществление такого перехода напрямую влияет, во-первых, на конкурентоспособность вуза и его филиалов на рынке образовательных услуг, и во-вторых, на жизнеспособность и потенциал развития конкретных филиалов и всей региональной сети вуза в целом.

Следует отметить, что даже в тех государственных высших учебных заведениях, где уже сделаны шаги в сторону институционализации ФЭП, используются далеко не все (и не в полном объеме) предложенные механизмы и формы ее взаимодействия с другими подсистемами вуза. Поэтому определенная выше система взаимодействия является одновременно и моделью совершенствования управления взаимосвязями ФЭП с другими подсистемами современного вуза. В результате мы получаем многоуровневую и разноплановую интеграцию ФЭП со всеми остальными подсистемами высшего учебного заведения, которая позволяет значительно повысить эффективность управления  как функционированием ФЭП, так и всем вузом в целом. Такой управленческий подход базируется на осознании российского вуза как органичной и целостной системы.

Кроме этого, такая многоуровневая и разноплановая интеграция ФЭП со всеми остальными подсистемами высшего учебного заведения, на наш взгляд, будет способствовать выбору наилучшего в конкретных условиях правила распределения финансовых потоков вуза и выбору момента его смены. Желательно, если такой момент станет определенной точкой бифуркации в деятельности подразделений вуза, то следующие за ним качественные изменения носили бы положительный характер для функционирования всего вуза в целом.

Рассмотрение вопросов интеграции различных подсистем приводит к необходимости рассмотрения возможности оптимизации всей организационной структуры вуза с целью повышения его конкурентоспособности.