Страницы: 1 2 3 След.
RSS
Сокращаем бумажные расходы
 
Как сократить потребление бумаги? Каждый месяц расходы на бумагу формата А4 увеличиваются, при неизменной ее стоимости, постоянно оказывается, что бумаги опять не хватает, объемы работ и отчетности также аналогичные по всем месяцам.  
 
Мы на своем производстве добились этого только введением общей базы предприятия. Теперь каждый заказ можно отследить в базе всем отделам: от коммерческого до бухгалтерии и склада! На бумажных носителях остались договора с заказчиками и бухгалтерский документооборот. Раньше коммерческий отдел тоннами распечатывал документы, связанные с заказом, до внедрения систем учета посредством электроники!
 
Сам думаю на эту тему. Считаю единственный выход из данной ситуации - внедрение электронного документооборота.
 
Полезный совет, сейчас еще к тому же решили выдавать бумагу не на отдел, а персонально, так будем выявлять кто ее больше потребляет.
 
Сколько можно повторять, что бережливое производство - это совсем не экономия, не бережливость, не снижение потерь или что-то там ещё. Удешевление продукции и уменьшение потерь, в том числе и расхода бумаги, это следствия из организации процесса. А следствие и сам процесс - совершенно разные вещи. Lean production - это организация производства или образования (повышения) ценности продукта для потребителя путем создания потоков непрерывного вытягивания, как внутри предприятия, так и из вне.
 
Цитата
Vladimir Efimov пишет:
Сколько можно повторять, что бережливое производство - это совсем не экономия, не бережливость, не снижение потерь или что-то там ещё. Удешевление продукции и уменьшение потерь, в том числе и расхода бумаги, это следствия из организации процесса. А следствие и сам процесс - совершенно разные вещи. Lean production - это организация производства или образования (повышения) ценности продукта для потребителя путем создания потоков непрерывного вытягивания, как внутри предприятия, так и из вне.
Т.е. по вашему бережливое производство не имеет целью сокращение всех видов потерь? Ориентация на запросы клиента это одна из частей бережливого производства.
 
Перевод на русский термина "Lean production", предложенный Юрием Петровичем Адлером при переводе книги Вумека и Джонса, многие воспринимают по смыслу слова "бережливость". Но это такая организация всего процесса производства, с постоянным поиском "муда", при которой экономия получается в результате. Как раз сокращение всех видов потерь - это часть, следствие такого построения процесса. Гораздо важнее получение максимальной прибыли при минимуме затрат.
 
Ладно, как же выйти на этот самый минимум затрат не сокращая расходную часть?
Бумага, электричество, канцелярские товары - это все иногда составляет значительную чать стоимости продукции и услуг.
 
Цитата
Vladimir Efimov пишет:
получение максимальной прибыли при минимуме затрат
Ладно, как же выйти на этот самый минимум затрат не сокращая расходную часть?
Бумага, электричество, канцелярские товары - это все иногда составляет значительную чать стоимости продукции и услуг.
 
Где есть необходимость писать много отчетов, стоимость для этого бумаги не учитывается в составлении цены на выпускаемую продукцию, так как не может на нее как то влиять. Ее стоимость снижает размер дохода, но в процентном отношении, думаю, это будет в размере 0,001%. Лучше направить свои усилия на другие вопросы производства - совершенствование технологий, поставку сырья, и сбыт продукции.
 
Не буду говорить про всем известные электронный документооборот, файловый обмен и компьютерную почту. Исходя из теории "ограничений" следует проанализировать процессы расхода бумаги и выявить узкие места для уменьшения объема бумажных документов. Используя методы Lean production, можно так организовать работу предприятия, чтобы хоты бы часть отчетов была просто не нужна.
 
У нас строительное предприятие и все сметы для согласования, мы отправляет заказчику на электронную почту, а окончательный вариант уже печатаем на бумаге, причем с двух сторон, а т. к. сметы бывают довольно объемные, то, бумаги на этом, экономится много.
 
Цитата
Vladimir Efimov пишет:
Не буду говорить про всем известные электронный документооборот, файловый обмен и компьютерную почту. Исходя из теории "ограничений" следует проанализировать процессы расхода бумаги и выявить узкие места для уменьшения объема бумажных документов. Используя методы Lean production, можно так организовать работу предприятия, чтобы хоты бы часть отчетов была просто не нужна.
А еще желательно перевести часть отчетов в электронный вид. Сейчас можно во многие инстанции сдавать отчеты по интернету, без бумажного носителя. Нужно лишь сделать электронную подпись и печать. Правда, подпись и печать тоже денег стоят.
 
Цитата
Евгений Иванов пишет:
А еще желательно перевести часть отчетов в электронный вид. Сейчас можно во многие инстанции сдавать отчеты по интернету, без бумажного носителя. Нужно лишь сделать электронную подпись и печать. Правда, подпись и печать тоже денег стоят
В любом случае, лучше один раз потратиться на печать и подпись, чем регулярно выкидывать деньги на бумагу, тем более, мир ведь не стоит на месте - все равно, надеюсь, мы в скором будущем полностью перейдем к электронным отчетам и т.д. А еще советую присмотреться к работникам-женщинам, имеющим детей-школьников. У нас на предприятии я часто замечала, как мамочки, не задумываясь о количестве потраченной бумаги и краски, старательно и чуть ли не ежедневно распечатывали за чужой счет многочисленные рефераты, книги и другие учебные материалы.  
 
Цитата
Артем Кононенко пишет:
Как сократить потребление бумаги? Каждый месяц расходы на бумагу формата А4 увеличиваются, при неизменной ее стоимости, постоянно оказывается, что бумаги опять не хватает, объемы работ и отчетности также аналогичные по всем месяцам.
Сегодня отчеты можно сдавать и в электронном виде. Кроме того, мы заказчикам, перед заключением договоров, вначале всегда сбрасываем свои предложения на электронную почту, и только окончательный, согласованный вариант договора печатаем.
 
Цитата
Игорь Буганков пишет:
Цитата
Артем Кононенко пишет:
Как сократить потребление бумаги? Каждый месяц расходы на бумагу формата А4 увеличиваются, при неизменной ее стоимости, постоянно оказывается, что бумаги опять не хватает, объемы работ и отчетности также аналогичные по всем месяцам.
Сегодня отчеты можно сдавать и в электронном виде. Кроме того, мы заказчикам, перед заключением договоров, вначале всегда сбрасываем свои предложения на электронную почту, и только окончательный, согласованный вариант договора печатаем.
Есть люди, особенно старой закалки, которые ничего не будут подписывать пока "в живую" не полистают договор, кстати, часть сотрудников тащит бумагу домой, зачем им столько ее непонятно.  
 
Цитата
Артем Кононенко пишет:
Есть люди, особенно старой закалки, которые ничего не будут подписывать пока "в живую" не полистают договор, кстати, часть сотрудников тащит бумагу домой, зачем им столько ее непонятно.
Конечно, таких людей много, но, можно поработать с самими договорами, там много пунктов, которые повторяются, или такие, что их вообще можно опустить, за ненадобностью. Кроме того, многим нравится шрифт 14, хотя вполне читаемый документ при использовании шрифта 12. Междустрочный интервал ставят 1,5,  но, по умолчанию 1 тоже не ухудшает читаемость документа. Благодаря такой работе, объем договоров можно уменьшить до одной - двух страниц.
 
 Бумага формата А4 это ещё ничего. Представляете сколько уходит бумаги А1 и А0 на рабочие чертежи, которых только на объекте несколько экземпляров для каждой системы. Плюс постоянные корректировки, требующие исправленных комплектов. А, казалось бы, дай каждому руководителю по планшету, а исполнителям закачай чертежи в их телефоны. Формат PDF сейчас любой смартфон показывает и масштабирует отлично. Однако все по старинке.
 
Цитата
Андрюс Каверс пишет:
А, казалось бы, дай каждому руководителю по планшету, а исполнителям закачай чертежи в их телефоны. Формат PDF сейчас любой смартфон показывает и масштабирует отлично. Однако все по старинке.
Вы думаете, что удобно будет рассматривать чертежи на маленьком дисплее смартфона? Я крупно в этом сомневаюсь. Другое дело, что чертеж можно просматривать на хорошем дисплее компьютера. Но все равно, распечатанный чертеж на бумаге А1 смотрится еще лучше и удобнее, вот поэтому и используют эту бумагу для чертежей.
 
 Чертеж, у монтажника на объекте, через неделю становится трудночитаем, особенно на сгибах. В каждый момент времени, непосредственному исполнителю, нужен только один небольшой участок чертежа. Общая картина может всегда висеть у производителя работ. Я ввел эту практику для себя и  смотрю чертежи на экране 4 дюйма. Все прекрасно видно, ничего не потеряется, и не затрется, легко и быстро внести изменения. Весь проект двух систем (охранная сигнализация и видеонаблюдение) огромного семиэтажного бизнес-центра, занимает 15Мб. Как две песни. В бумажном виде это неподъемный том.
 
Раньше, когда нам в обязательном порядке каждый квартал выдавали канцтовары, мы в отдел заказывали и ручки, и бумагу, и маркеры и папки... Отчёты тоже требовали с нас на бумаге, начальники правки вносили только от руки, и приходилось заново распечатывать не один раз. Мало того, что это всё это богатство занимало место на столе, так ещё и шкафы были забиты до отказа. Теперь же, когда стали экономить, шкафы оказались не нужны, с уходом бумаги не нужны стали и канцтовары, а уж времени сколько рабочего освободилось, которое раньше уходило на оформление!
 
Мы на своем производстве сократили до минимума распечатывание внутренних документов. У всех есть компьютеры и руководство сбрасывает все приказы, уведомления или резолюции на электронный ящик каждого работника. Конечно, для архива по одному экземпляру распечатываем.
 
Как сократить-использовать ее меньше, путем занесения, например, всей информации в базу данных, без первичной записи на бумаге, а самые важные договора и так далее уже переносить на бумагу.
 
Цитата
Анна Белая пишет:
Как сократить-использовать ее меньше, путем занесения, например, всей информации в базу данных, без первичной записи на бумаге, а самые важные договора и так далее уже переносить на бумагу.
Все же не получится полностью избавиться от всех бумажных документов, потому что некоторые распечатанные документы с мокрой печатью (оригиналы) нужны для бухгалтерии, так как в некоторых случаях только такой документ имеет реальную юридическую силу.
 
Я так и написала, только самые важные документы. Все остальное в базу данных, тем более, это же намного надежнее и быстрее можно найти то что нужно. Конечно, может полететь сервер или еще что-то, ведь, это же техника, просто копировать все на другой сервер, жесткий диск.
 
Цитата
Анна Белая пишет:
Я так и написала, только самые важные документы. Все остальное в базу данных, тем более, это же намного надежнее и быстрее можно найти то что нужно. Конечно, может полететь сервер или еще что-то, ведь, это же техника, просто копировать все на другой сервер, жесткий диск.
Ну за сохранность электронных баз данных на предприятии отвечают уже системные администраторы, и это их проблема, а не бухгалтерии. Но если вас интересуют детали по этому вопросу, то могу вам сказать, что попросту время от времени делаются копии баз данных, вот и все.
Изменено: Евгений Иванов - 09.08.2014 12:04:34
 
Как по мне так руководителю не важно кто и за что отвечает и кому проще работать, главное чтобы информация не пропала в один прекрасный момент.
 
Но так ведь делают на многих предприятиятих. Информация хранится не на одном сервере, а на нескольких, что б в случае чего, данные не утерялись.
 
Цитата
Анна Белая пишет:
Но так ведь делают на многих предприятиятих. Информация хранится не на одном сервере, а на нескольких, что б в случае чего, данные не утерялись.
Хорошо, а на малых предприятиях, где уровень компьютеризации не то что низкий, а его практически совсем нет, что им делать?
 
Цитата
Артем Кононенко пишет:
Как сократить потребление бумаги? Каждый месяц расходы на бумагу формата А4 увеличиваются, при неизменной ее стоимости, постоянно оказывается, что бумаги опять не хватает, объемы работ и отчетности также аналогичные по всем месяцам.
Цитата
Артем Кононенко пишет:
Сокращаем бумажные расходы
Дело в том что делопроизводство на предприятии это очень большой бюрократический клубок. И если честно многие сотрудники пользуются этим чтобы играть в свои подковерные игры. Поэтому необходимо просто узаконить новую систему бумагооборота на предприятии включая признание полученных по электронной почте сообщений. Необходимо определиться с целесообразностью использования бумаги высокого качества и более низкого качества. Найти источник получения бумажной продукции в обмен на использованную бумажную продукцию.  
Страницы: 1 2 3 След.
Читают тему (гостей: 1)


Защита от автоматического заполнения   Введите символы с картинки*