«Управление и Оптимизация Производственного Предприятия»

Глава 4. Корпоративные информационные системы управления в строительных холдингах

4.3. Информационные технологии в управлении производственно-хозяйственной и социально-экономической деятельностью холдинга

В результате научного анализа (и диагностического интервью) систем управления в строительных холдингах авторы книги пришли к убеждению о  существовании достаточно сильной централизации организационно-функциональной структуры холдинга, которая соответствует целям и задачам строительных холдингов. Безусловно, в этой ситуации строительным холдингам необходима единая система автоматизированного управления, включающая в себя средства для планирования, учета и анализа, позволяющая связать между собой как отдельные функции холдинг-компании, так и обособленные структурные подразделения (дочерние организации).

Планирование включает в себя набор функций, описанный как «Планово-заявочная компания». Эти функции нами предлагается реализовать с использованием составляющих корпоративной информационной системы «Галактика».

Управление финансами, в части «управление бюджетом» и «корпоративное планирование», в части «планирование капитального строительства», «материально-технического обеспечения» («планирование снабжения»), «планирование производства», «планирование перевозок (механизации)», «планирование трудовых ресурсов». Функцию «поддержка актуальной информации по ценам» предлагается реализовать посредством механизма прайс-листов. В системе будет выделен прайс-лист для хранения действующих цен (возможно выделение нескольких прайс-листов для хранения различных категорий действующих цен). Для каждой материальной ценности, имеющейся в каталоге, в этом прайс-листе должна существовать соответствующая запись.

Функцию «пообъектное финансовое планирование» нами предлагается реализовать посредством модуля «планирование капитального строительства». В результате ручного либо частично автоматизированного (Импорт, SQL) ввода информации по планируемому финансированию объектов будет формироваться объект типа «план строительства» в разрезе строительный объект – период планирования в суммовом выражении (далее – финансовый план строительства). Данная функция будет выполняться при помощи  системы сотрудниками производственного управления холдинг-компании.

Функцию «предметно-номенклатурная детализация сметы» предлагается реализовать посредством модуля «планирование капитального строительства». Совокупность смет на строительные объекты будет представлена в системе, как объект типа «план строительства» в разрезе строительный объект – статья сметы – вид затрат сметы. Термин «статья сметы» в настоящем документе обозначает работу.

Термин «вид затрат» в настоящем документе обозначает вид затрат по каждой работе, такой, как материально-технические ресурсы, использование машин и оборудования, зарплата, субподряд и др. Обычно это столбец сметы. Сметы могут заводиться в систему вручную или путем импорта из других форматов.

Предметно-номенклатурную детализацию сметы нами планируется реализовать как создание нового объекта типа «план строительства» путем декомпозиции статей сметы на составляющие их работы и декомпозиции видов затрат сметы по соответствующей номенклатуре (далее – разложенная смета). В исследовании предусмотрены механизмы, позволяющие декомпозировать более сложные работы стандартными наборами более простых составляющих работ в количественном и стоимостном выражении. Данная функция будет выполняться с использованием системы сотрудниками производственного управления холдинг-компании, которые выполняют ее в настоящее время.

Функцию «планирование строительно-монтажных работ» предлагается реализовать посредством модуля «планирование капитального строительства». План строительно-монтажных работ предполагается получать, как результат распределения разложенной сметы по периодам планирования в соответствии с финансовым планом строительства. Выборка из плана строительно-монтажных работ по каждому из видов затрат за определенный период планирования в разрезе номенклатуры представляет собой «потребность».

Таким образом, в результате планирования монтажных работ будут сформированы потребность в стройматериалах, потребность в средствах механизации, потребность в трудовых ресурсах, план по субподряду. На основании плана по субподряду формируются спецификации договоров на услуги субподрядчиков и спецификации их пунктов календарного плана. Данная функция будет выполняться с использованием системы теми же сотрудниками Производственного и Сметно-договорного управлений холдинг-компании.

Функцию «планирование производства строительных работ» предлагается реализовать посредством модуля «планирование капитального строительства». План производства строительных работ, получаемый в результате выполнения этой функции представляет собой более детализированный план строительно-монтажных работ. Функционально детализация плана строительно-монтажных работ выполняется аналогично предметно-номенклатурной детализации сметы.

Номенклатурное разложение видов затрат, не обработанных при разложении сметы, касается не основных затрат, не имеющих решающего значения для планирования, например, временные сооружения, инструмент. Посредством выборки из плана производства строительных работ по каждому из не основных видов затрат за определенный период планирования в разрезе номенклатуры формируются потребность в строительном инструменте, потребность в материалах для временных сооружений (коммуникаций) и др. Детализация по периодам планирования, имеющим чисто оперативное значение, например «неделя».

Функцию «планирование производства» нами предлагается реализовать посредством модуля «планирование производства» следующим образом. На основании потребности в стройматериалах собственного производства с учетом ожидаемых запасов на начало периода и нормативных запасов на конец периода формируется план производства стройматериалов. Этот объект имеет тип «производственный план», и, как и «потребность в стройматериалах», содержит суммовые и количественные характеристики в разрезе строительный объект – материальные ценности – период планирования. Для формирования суммовой составляющей «плана производства стройматериалов» используется соответствующий прайс-лист с плановыми ценами на продукцию собственного производства. Формирование плана производства стройматериалов с использованием системы предлагается выполнять силами отдела материально-технического обеспечения и комплектации.

На основании «плана производства стройматериалов» с учетом материальных норм расхода сырья/полуфабрикатов, ожидаемых запасов на начало периода и нормативных запасов на конец периода формируется «производственный план». Этот объект имеет тип «производственный план» и содержит суммовые и количественные характеристики в разрезе производственное подразделение – материальные ценности – период планирования. «Производственный план», в отличие от «плана производства стройматериалов», содержит информацию по всей продукции, в том числе и по полуфабрикатам.

На основании «производственного плана» с учетом материальных норм расхода сырья/полуфабрикатов, ожидаемых запасов на начало периода и нормативных запасов на конец периода формируется потребность в сырье для производства.

В ходе планирования производства возможно также формирование «плана загрузки оборудования», «плана профилактики и ремонтов» и «потребности в запчастях и эксплуатационных материалах для производственного оборудования». Для выполнения этих функций с использованием Системы планируется задействовать службы главного механика производственных подразделений (дочерних организаций) холдинга.

Функцию «планирование автоперевозок и использования средств механизации» нами предложено реализовать посредством модуля «Планирование автоперевозок» следующим образом. С учетом потребностей в материально-технических ресурсах в различных подразделениях и на объектах, из запасов материально-технических ресурсов на различных складах формируются потребности в перевозках (отдельно по железнодорожной, авиа, и автомобильным перевозкам). На основании «потребности в перевозках» и «потребности в средствах механизации» отдел заключает договора на железнодорожные перевозки, а диспетчерская служба холдинг-компании формирует «план перевозок и использования средств механизации» для собственных транспортно-механизированных подразделений и заключает договора со сторонними организациями на автомобильные и авиационные перевозки.

На основании плана перевозок и использования средств механизации транспортно-эксплуатационные подразделения с использованием Системы формируют план загрузки транспортных средств и механизмов, план ремонтов и потребность в запчастях и эксплуатационных материалах для технологического транспорта и средств механизации.

Функцию «планирование закупок» предлагается реализовать посредством модуля «материально-техническое обеспечение» в виде формирования «плана закупок». «План закупок» является объектом типа «план снабжения» и имеет стоимостные и количественные характеристики в разрезе объект – подразделение – пункт доставки – материальные ценности – период планирования.

Для некоторых позиций плана закупок значение разреза объект не имеет смысла, например сырье для производства или запчасти для оборудования. При формировании плана закупок используются потребность в стройматериалах, потребность в строительном инструменте, потребность в материалах для временных сооружений, потребность в сырье для производства, потребности в запчастях и эксплуатационных материала и прайс-лист действующих цен. При формировании плана закупок учитываются ожидаемые запасы на начало периода и нормативные запасы на конец периода. На основании плана закупок формируются спецификации договоров на закупку и спецификации их пунктов календарного плана. Аналогичным образом может быть предполагается реализовать планирование перераспределения запасов, в результате чего будет формироваться план перераспределения материально-технических ресурсов.

Функцию «формирование разовых заявок» предполагается реализовать посредством контура «корпоративное планирование». Различные неучтенные в действующих планах потребности, например, в сырье, стройматериалах, запчастях, ремонтах, перевозках и др. предполагается оформлять в виде заявок. Согласование разовой заявки предполагается отражать посредством изменения статуса документа. Далее происходит либо переформирование соответствующего плана уже с учетом данной заявки. По каждому направлению можно иметь как единый план для заявок и для плановых потребностей, так и формировать по заявкам отдельный план.

Для преддоговорной работы необходима база данных по потенциальным поставщикам, в которой можно вести учет результатов переговоров и прочих преддоговорных мероприятий. Подобная информация может использоваться при поддержке актуальной информации по действующим ценам, например, для учета и планирования получения прайс-листов. Для преддоговорной работы, выполняемой сотрудниками отдела материально-технического обеспечения и комплектации, предполагается использовать модуль «клиент».

Функцию «формирование заявок на отгрузку» предложено реализовать с использованием Договорного отдела на закупку через модули управление договорами, управление снабжением. Заявка на отгрузку вводится в виде договорного отдела на закупку на основании спецификации договора или пункта календарного плана сотрудником соответствующей номенклатурной группы отдела материально-технического обеспечения и комплектации.

Важную функцию «контроль отгрузки» предполагается осуществлять с использованием модуля «управление снабжением». Отражать в Системе информацию об отгрузке по ранее введенной заявке на отгрузку нами рекомендовано двумя разными способами:

-  изменением статуса соответствующего договорного отдела на закупку, например с оформляемого на исполняемый;

-  формирование по соответствующему договорному отделу на закупку приходной накладной с оприходованием на виртуальный склад «товары в пути».

Использование второго способа позволяет контролировать запасы материальных ценностей в пути, что может быть полезно, особенно при переходе права собственности на товар в момент отгрузки.

Выполнение функций «получение документов на отгрузку», «формирование учетных цен» в настоящее время осложнено зависимостью закупочных цен от средства платежа. Это приводит к тому, что закупочные цены на конкретную поставку не соответствуют спецификации договора и могут изменяться неоднократно, даже после оприходования, с предоставлением поставщиком нового комплекта документов.

Автоматизировать такой порядок работы не эффективно, и по результатам исследования нами сформулировано несколько вариантов компенсации изменения средства платежа, не связанной с изменением цен. С учетом предлагаемых изменений в документообороте, данные функции реализуются с использованием модуля «управление снабжением» путем автоматического формирования приходной накладной на основании введенного ранее договорного отдела на закупку. Спецификация на закупку в этом случае формируется тоже автоматически из спецификации договора или пункта календарного плана.

Функции «приемка материальных ценностей в структурном подразделении», «приемка материальных ценностей на базу» предполагается реализовать с использованием модулей «управление снабжением» и «складской учет». Информация о поступлении материальных ценностей на склад базы (структурного подразделения) вводится посредством приходной накладной на основании соответствующего договорного отдела на закупку, или посредством накладной на внутреннее перемещение на основании отправки. Выполнение данной функции с использованием Системы мы предлагаем возложить на кладовщика или на сотрудника соответствующей номенклатурной группы отдела.

Непосредственно оперативное управление движением материальных ценностей рекомендовано реализовать с использованием корпоративного планирования и логистики. При выполнении данной функции используется следующая информация Системы: План перераспределения материально-технических ресурсов; План закупок; Разовые заявки; Недельно-суточные заявки; Сопроводительные и складские документы контура логистики.

Данная информация будет использоваться как в качестве справочной, так и для автоматического формирования документов, выполняющих функцию распоряжений на отгрузку.

При обработке долгосрочного или сводного распоряжения на отгрузку, на наш взгляд, целесообразно предусмотреть второй уровень обработки – формирование на основании плана (заявки) отдельных договорных отделов на внутреннее перемещение для каждого кладовщика на короткий (по сравнению со сроком действия плана (заявки) период времени.

Предполагается, что функцию «оперативное управление движением материальных ценностей» (за исключением второго уровня обработки долгосрочных или сводных распоряжений) с использованием Системы будет выполнять сотрудник отдела материально-технического обеспечения и комплектации непосредственно на базах и в структурных подразделениях (дочерних организациях).

Функции «отгрузка материальных ценностей с базы», «перераспределение материальных ценностей» предполагается реализовать с использованием накладной на внутреннее перемещение (модуль складской учет), которую предполагается формировать кладовщику или соответствующему сотруднику на основании соответствующего договорного отдела.

Функция «приемка материальных ценностей экспедитором» в составе функций «потребление материальных ценностей в процессе функционирования подразделения» и «обеспечение материально-техническими ресурсами» реализуется аналогично функциям «отгрузка материальных ценностей с базы», «перераспределение материальных ценностей». Помимо структурных единиц, указанных в описании Функций «отгрузка материальных ценностей с базы», «перераспределение материальных ценностей», исполнителями данной функции в Системе могут выступать кладовщик структурного подразделения или другой сотрудник, ответственный за ввод информации на основании первичного документа, составленного кладовщиком.

Функции «приемка материальных ценностей на склад», «приемка материальных ценностей на объект (цех, участок)» в составе функций «потребление материальных ценностей в процессе функционирования подразделения» и «обеспечение материально-техническими ресурсами» с использованием Системы реализуются аналогично рассмотренным выше функциям. Исполнение функции «приемка материальных ценностей на склад» предполагается возложить на кладовщика структурного подразделения, а исполнение функции «приемка материальных ценностей на объект (цех, участок)» – на начальника участка (цеха), прораба, а при отсутствии у них доступа к Системе – на работников системы отдела материально-технического обеспечения и комплектации в составе структурных подразделений.

Функция «возврат оборудования, инструмента на склад» в составе функций «потребление материальных ценностей в процессе функционирования подразделения» и «обеспечение материально-техническими ресурсами» с использованием Системы реализуется аналогично функциям «отгрузка материальных ценностей с базы», «перераспределение материальных ценностей».

Оперативное управление строительными работами предполагается реализовать с использованием Корпоративного планирования и Управления капитальным строительством. Работу в Системе информации, связанной с учетом выполнения строительных работ, учетом использования на выполнения строительных работ ресурсов различного вида, приемку работ у субподрядчика, сдачу работ заказчику, формирование себестоимости строительства, предполагается реализовать в структурных подразделениях строительного холдинга с привлечением руководителей участков и специалистов производственно-экономических отделов.

Для анализа предложенной нами развитой системы планирования и хозяйственной деятельности предприятия предполагается использовать механизм формирования выполнений планов (заявок), который будет реализоваться в структурных подразделениях силами специалистов производственных отделов.

Кроме этого, мы предлагаем использовать для анализа деятельности предприятия «традиционные» для системы «Галактика» средства: управление бюджетом; финансовый анализ; контроллинг.

Анализ деятельности строительного холдинга с использованием средств Системы предполагается реализовать в производственном и плановом отделах, целесообразно также организовать рабочие места для доступа в Систему для анализа работы структурных подразделений (дочерних организаций). Планирование производства предполагается реализовать с использованием средств Корпоративного планирования.

Оперативное управление вспомогательным производством мы планируем реализовать на модуле «производство», который предназначен для управления движением материальных ценностей в процессе производства. В основе такого управления лежит строгий учет и анализ материальных ресурсов, поступающих в производство и выходящих из него.

Для внутрицехового оперативного учета материальных ценностей возможно, на наш взгляд, использовать модуль «складской учет».

Функции комплектации подразделений машин и механизмов и снабжения подразделений горюче-смазочными материалами и запасными частями, а также материалами решаются в модуле «управление снабжением», функции ремонтов машин и механизмов реализуются с использованием модуля «управление ремонтами», функции диспетчеризации, учета расхода горюче-смазочных материалов реализованы в модуле «управление транспортом». Функции учета рабочего времени и оплаты водителей и машинистов автотранспортных средств решаются в контуре управления персоналом и частично в модуле «управление транспортом».

Модуль «управление транспортом» тесно связан с модулями «складской учет», «управление снабжением» контура оперативного управления и «заработная плата», «управление персоналом» контура управления персоналом. Использование модуля позволяет пользоваться следующими основными общими каталогами:

-  основных средств – для ведения каталога основного и вспомогательного подвижного состава;

-  материальных ценностей – для ведения каталогов шин, аккумуляторов и комплектующих (запчастей), горюче-смазочных и расчета их потребностей;

-  персонала – для учета водителей, машинистов, сопровождающих и материально-ответственных  лиц;

-  видов оплат – для начисления заработной платы водителям и машинистам по данным путевых листов;

-  услуг – для ведения учета оказываемых услуг подразделениям и сторонним организациям.

Работа в модуле организована следующим образом: вначале заполняются основные каталоги – основного и вспомогательного подвижного состава, водителей и сопровождающих, картотеки шин, аккумуляторов, комплектующих, причем  данные берутся из уже занесенных в систему каталогов «основные средства», «материальные ценности», «картотеки сотрудников».

Затем заполняются карточки транспортных средств, в которые вносятся данные по начальному пробегу, графики технического осмотра, нормы расхода и марки горюче-смазочных материалов, водители, которые имеют возможность работать на данных средствах, материально-ответственные лица, подразделение, к которому относится транспорт, его габариты, грузоподъемность, предпочитаемые назначения использования, алгоритмы расчета расхода горючего, расценки за перевозки грузов. Затем заполняется при необходимости другая справочная информация – погодные коэффициенты использования горюче-смазочных материалов, маршруты движения техники, пункты назначения (объекты строительства) и т.д. В результате выполнения необходимых действий по учету, система позволит получить несколько видов стандартной отчетности по эксплуатации автотранспортных средств.

Основной модуль, который решает задачи управления ремонтами – модуль «управление ремонтами» – предназначается для автоматизации функций формирования графиков плана ремонтов, ведения ремонтной документации, учета фактических затрат на выполнение работ по ремонту и техническому обслуживанию оборудования, получения отчетов в различных аналитических разрезах.

Модуль «управление ремонтами» очень тесно связан с модулем «основные средства». Формирование каталога объектов ремонта осуществляется путем импорта данных из каталога «основные средства» с указанием основных паспортных данных, корректировка каталога осуществляется по операциям поступления, перемещения, выбытия основных средств.

В «Галактике» возможна следующая реализация основных схем ввода объектов ремонта, позволяющая решить задачи, поставленные перед корпоративной информационной системой:

1.  Объект ремонта является основным средством, закрепленным за определенным ремонтным подразделением и полностью ремонтирующимся им.

2.  Объект ремонта является отдельным узлом основного средства.

3.  Объект ремонта не является основным средством.

Корпоративная информационная система позволяет вести работу и с архивом ремонтных работ, то есть в любое время можно посмотреть данные по фактическим ремонтам по объектам, которые могут отличаться от запланированных в графике ремонта.

Использование модуля «управление договорами» позволяет полностью вводить и отслеживать информацию по следующим видам договоров: покупки; продажи; подряда; хранения; абонентский договор; оказания услуг; обучения; комиссии; совместного финансирования; поручения; займа; безвозмездного пользования; аренды; агентские договора; страхования; капитального строительства. Кроме этих видов договоров, можно вводить собственные, уточняющие виды договоров, по смыслу входящие в описанные.

Перечень всех функций бухгалтерского учета строительного холдинга в целом, подлежащих автоматизации с использованием комплексной информационной системы «Галактика».

Учитывая особенности организационной структуры строительного холдинга, а именно наличие обособленных структурных подразделений, имеющих свой незаконченный баланс, мы предлагаем следующую организацию ведения бухгалтерского учета:

-  план счетов бухгалтерского учета на каждом структурном обособленном подразделении формируется на основании Плана счетов, учетной политики холдинг-компании;

-  для составления консолидированной бухгалтерской отчетности в целом по холдингу вводится дополнительный параллельный бухгалтерский план счетов, в котором отражаются все операции структурных подразделений в общей сумме с привязкой признака обособленного структурного подразделения. Операции отражаются одновременно при проведении типовых хозяйственных операций в основном бухгалтерском плане счетов филиала;

-  для ведения налогового учета на каждом структурном обособленном подразделении формируется налоговый план счетов;

-  для составления консолидированной налоговой отчетности вводится дополнительный параллельный налоговый план счетов, в котором отражаются все операции структурных подразделений в общей сумме с привязкой признака филиала. Операции отражаются одновременное при проведении типовых хозяйственных операций в основном налоговом плане счетов филиала.

Корпоративная информационная система «Галактика» предполагает четкое разделение функций между специалистами оперативных подразделений и бухгалтерией. Все документы, сформированные в контуре оперативного управления при выполнении закупок, продаж, приемке и отпуске товаров и материальных ценностей, считаются первичными и сразу после регистрации становятся доступными для бухгалтерской обработки.

Функции бухгалтерии, работающей в системе «Галактика», состоят в том, что ее сотрудниками должны формироваться проводки по счетам бухгалтерского учета на первичные документы, принятые к учету, а также осуществляться контроль за оформлением и предоставлением «твердых копий» первичных учетных документов в соответствии с требованиями законодательства, формироваться отчетные формы для внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетности.

Рекомендуемая нами схема документооборота в части учета основных средств и нематериальных активов с использованием комплексной информационной системы «Галактика» предусматривает в каждом структурном обособленном подразделении рабочее место, на котором будут эксплуатироваться одноименные модули системы «Галактика».

На рабочем месте «учет капитального строительства» предполагается вести детализованный пообъектный учет затрат на капстроительство и капремонт. Все первичные документы по капстроительству и капремонту утверждаются отделом капитального строительства, регистрируются в базе данных системы «Галактика» и передаются на рабочее место «учет строительства» для принятия к бухгалтерскому учету. Бухгалтер, используя модуль хозоперации, осуществляет разноску сумм первичных документов по счетам бухгалтерского учета с ведением аналитики по объектам строительства. Для анализа затрат и контроля состояния взаиморасчетов с подрядчиками используются отчеты из модуля банк, отчеты и поставщики, получатели.

Отдел капитального строительства в оперативном контуре системы «Галактика» регистрирует договора и акты приемки выполненных работ. Счет-фактура регистрируется бухгалтером в базе данных по мере поступления документа от подрядчика. Причем данные документа формируются автоматически на основе акта приемки работ, при желании могут быть откорректированы. С рабочего места «банк, отчеты» формируется платежное поручение на оплату работ по договору. Таким образом, при ведении строительства подрядным способом (в том числе и по объектам, находящимся в удаленных подразделениях) все первичные документы собираются и принимаются к учету в бухгалтерии.

Бухгалтерский учет материальных ценностей в программном комплексе «Галактика» осуществляется с использованием модулей «материальные ценности», «спецодежда», «хозоперации», «автотранспорт», «финансово-расчетные операции», «отчеты бухгалтерского контура». Для регистрации и контроля правильности оформления первичных документов используются модули «управление снабжением» и «управление сбытом оперативного контура».

На предложенном  рабочем месте «учет расчетов с поставщиками», в котором производится учет расчетов с поставщиками, формирование книги покупок и книги продаж, выполняются следующие задачи: анализ результатов обработки первичных документов и платежей; контроль состояния дебиторской и кредиторской задолженности по поставщикам; формирование актов сверок с поставщиками; проведение журнала счетов-фактур поставщиков и регистрация их в книге покупок; проведение актов зачетов взаимных требований.

Исследования показали, что «учет реализации» регистрирует первичные документы и формирует проводки по всем видам реализации строительного холдинга. На основании зарегистрированных договоров, актов оказания услуг формируются счета-фактуры и регистрируются в книге продаж. Особенность учета операции по взаимозачетам состоит в настройке соответствующих типовых хозяйственных операций в модуле Поставщики-Получатели, так как при проведении взаимозачетов необходимо использовать разные хозяйственные операции, а также произвести зачет по НДС. Учет дебиторской и кредиторской задолженности ведется по каждому структурному подразделению (дочерней организации) на основе использования каталога организаций и банков.

Таблица 4.1

Соответствие существующих форм отчетов возможностям корпоративной информационной системы «Галактика»

Учет операций с ценными бумагами мы предлагаем осуществлять с помощью модуля «векселя и кредиты».

При настройке типовых хозяйственных операций необходимо учитывать следующее:

-  к каждой типовой хозяйственной операции в бухгалтерском учете в плане счетов для структурного подразделения (дочерней организации) одновременно должна создаваться типовая хозяйственная операция в общем плане счетов без многоуровневой аналитики в разрезе строительного холдинга;

-  к каждой типовой хозяйственной операции в налоговом учете в плане счетов для структурного обособленного подразделения одновременно должна создаваться типовая хозяйственная операция в общем плане счетов без многоуровневой аналитики в разрезе филиала.

Предусмотренный в Системе «Галактика» модуль «управление персоналом» предназначен для:

-  планирования, формирования и управления штатным расписанием и резервом на замещение должностей;

-  автоматизации процесса ведения личных дел сотрудников;

-  планирования и учета рабочего времени;

-  получения кадровой информации о сотрудниках предприятия.

Предполагается, что для управления переподготовкой и повышением квалификации сотрудников сторонними организациями отдел кадров будет использовать модуль «Галактики» «управление закупками».

Модуль «заработная плата» полностью автоматизирует работу бухгалтера – расчетчика и табельщиков. В данном модуле учтены особенности расчетов по оплате туда в современных условиях, включая изменение размера минимальной заработной платы, тарифной ставки первого разряда, видов и ставок налогов, льготируемых сумм, индексации. Предусмотрена возможность использования районных коэффициентов, северных надбавок, доплат за выслугу лет, выплат материальной помощи и ценных подарков, учета доходов по совместительству, учет подотчетных и депонированных сумм. Для начисления заработка можно использовать до 320 видов оплат и до 220 видов удержаний. При необходимости можно использовать собственные алгоритмы.

Модуль «заработная плата» позволяет получать разнообразные отчеты и нормировать различные справки и отчеты в Министерство по налогам сборам, формировать платежные поручения на перечисление налогов. Данный модуль связан с модулями «касса» и «финансово-расчетные операции».

Такова рекомендуемая в исследовании схема документооборота и взаимодействия отделов при использовании системы «Галактика».

Нами предложено также внедрение в структурных подразделениях (дочерних организациях) строительного холдинга усовершенствованной корпоративной информационной системы «Галактика», а в самой холдинг-компании системы MySAP.com, поэтому для обмена информацией между этими системами необходимо будет написание конверторов и шлюзов, а так же выработки регламентов взаимодействия по вводу информации. Нами точно определена необходимость ведения единого каталога материальных ценностей и единого штатного расписания, а также необходимость разработки отчетных форм для анализа каких-либо параметров в системе MySAP.com.

По ведению каталога материальных ценностей разработан вариант организации одного рабочего места системы MySAP.com в дочерней организации для своевременного пополнения справочника материальных ценностей. В дальнейшем вновь введенные материальные ценности будут передаваться в «Галактику» с необходимыми атрибутами. Для этой цели необходимо разработать конвертор, который будет в автоматическом режиме дописывать в таблицы данные о материальных ценностях в формате, приемлемом «Галактикой».

Ведение единого штатного расписания – задача более простая, нежели поддержание актуального справочника материальных ценностей, в силу того, что план ремонтов разрабатывается один раз в год, и изменения в нем происходят сравнительно нечасто – поэтому возможны 2 варианта. Первый вариант – решение проблемы при помощи создания еще одного конвертора, второй – вменение в обязанность специалистам отдела труда и заработной платы вручную заводить и отслеживать изменения по плану ремонтов.

Разработка отчетных форм может иметь три варианта: либо передача в холдинг-компанию отчетности в формате «Галактики», либо разработка отчетности из «Галактики» в таком же формате, как в системе MySAP.com, либо выгрузка данных в необходимом формате из «Галактики» для последующей обработки этой информации в системе MySAP.com. Первый вариант наименее затратен, но в нем нет единообразия отчетных форм. Второй и третий вариант влекут либо финансовые, либо трудовые затраты, но являются наиболее предпочтительными, и осуществлять выгрузку данных, либо разработку новых отчетных форм могут и специалисты корпорации «Галактика», и специалисты отдела информационных технологий дочерней организации строительного холдинга после прохождения ими обучения.

В заключении необходимо отметить, что систематизация данных в корпоративной информационной системе всегда предполагает возможность спроецировать их на конкретную задачу, что будет способствовать принятию правильных управленческих решений, основанных на точной и актуальной информации.